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Proprietários: Como proceder com inquilinos à luz da nova lei de proteção de dados?

No passado dia 25 de Maio entrou em vigor a lei da União Europeia relativa à proteção de dados – Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (RGPD ou GDPR na sigla em inglês) que trouxe implicações para o setor da habitação. É importante que os proprietários e os agentes que cuidam e processam dados pessoais dos inquilinos entendam as suas novas responsabilidades sob o regulamento. O consentimento é uma parte importante do RGPD e deixou de ser suficiente para os proprietários permitir que os agentes usem cláusulas gerais para obter consentimento ao recolher dados pessoais.

Importa também saber que as multas por incumprimento vāo até ao máximo de 4% do seu volume de negócios ou 20 milhões de euros. Num mundo cada vez mais imerso na arena digital, esta trata-se de uma política que afirma proteger consumidores bem como os seus “dados”, por outras palavras, a sua informação pessoal. O objetivo é também o de unir os princípios de proteção de dados da União Europeia e está diretamente relacionado com a transformação digital (big data, robótica ou inteligência artificial).

No entanto, agora mais do que nunca é importante que os proprietários assumam mais responsabilidade relativamente a aspectos burocráticos das suas propriedades. Se preferir manter um mínimo de esforços, informe-se sobre políticas de privacidade relativas ao arrendamento e defina um contrato de arrendamento específico e compatível com a nova lei.

Para se certificar de que tem tudo em ordem, aconselhamos os seguintes passos:

Registe-se na Comissāo Nacional de Proteçāo de Dados

Visite a página online da Comissão Nacional de Proteção de Dados (CNPD) para se familiarizar com os procedimentos a ter em conta a nível nacional.

Faça uma lista do tipo de dados que tem

Caso seja um senhorio ou mediador imobiliário:

  • Liste quais os detalhes pessoais dos seus inquilinos.
  • Se for um mediador imobiliário, liste quais os sobre os seus senhorios.
  • Também pode ter detalhes sobre “potenciais clientes”, como, por exemplo, a sua lista de e-mails, se enviar regularmente informações ou e-mails promocionais ou cartas a possíveis proprietários ou inquilinos.

Esta é uma forma de organizar e controlar todos os dados de outras pessoas com que trabalha.

Liste locais de recolha de dados

Na maioria dos casos é provável (particularmente caso seja um agente imobiliário) que exista mais do que um local onde guarda dados, por exemplo, o seu software de gestão de clientes , qualquer serviço separado usado para enviar boletins informativos (por exemplo o MailChimp), o seu software de contas, etc.

Verifique se esses locais são compatíveis com RGPD

Um fator muito importante a reter: se os seus dados forem mantidos online devem estar num site seguro e protegidos com uma password. Entre em contato com o seu serviço para descobrir como é que eles estão a operar para proteger os dados de terceiros.

A maioria desses serviços está totalmente ciente das novas regras e deve ter elaborado uma declaração de política. Descubra onde está e mantenha um registo desse documento. A maioria dos serviços respeitáveis garantirá que os dados em causa estejam em conformidade com a nova lei.

Mas lembre-se, se inserir dados das pessoas nesses serviços, será responsável pela segurança desses dados bem como os seus fornecedores de serviços.

Verifique se tem permissão de pessoas para usar os seus dados da maneira que está a usar

Por exemplo, se uma pessoa lhe deu o contacto de e-mail em conexão com o seu pedido de arrendamento, isso não significa necessariamente que ela lhe deu permissão para lhe enviar correspondências de marketing.

Se usar dados de uma lista comprada para enviar e-mails de marketing, preste muita atenção. Mesmo que tenha criado a lista de endereços internamente, talvez seja melhor começar do zero para ter certeza de que tem a permissão de todos.

Lembre-se de que tem que ser uma escolha voluntária do utilizador. Um dos propósitos das novas regras é reduzir o spam e as correspondências indesejadas, por isso, certifique-se de que pode mostrar que todos na sua lista consentiram ativamente em obter as suas correspondências.

Atenção pequenos proprietários

Os proprietários e os agentes de mediação devem verificar o grau de segurança de dados que possuem para garantir que tenham o sistema mais seguro possível. Para maiores agências de mediação e proprietários com várias propriedades e inquilinos, esta não deve ser uma tarefa muito onerosa pois estes já devem ter sistemas e processos seguros implementados.

No entanto, muitos senhorios, especialmente aqueles com um pequeno número de propriedades, podem encontrar-se com muito trabalho pela frente para satisfazer o RGPD, sendo por isso importante que comecem o mais rapidamente possível. Aconselhe-se com um especialista (advogado, solicitador) em proteção de dados.

Faça um “aviso de privacidade” ou tenha uma “página de privacidade” no seu site

Ao utilizar uma página de privacidade é preciso definir em detalhe a forma como utiliza os dados das pessoas. O objetivo é o de os utilizadores relativamente à forma como você usa os seus dados. Isto é fundamental ao abrigo da nova lei. Contudo, relembre sempre os utilizadores como proceder se quiserem cancelar a inscrição ou excluir os dados.

Uma vez criada a página e respetivas configurações, crie um um link próprio associado a esta comunicação para todas as suas correspondências, particularmente quaisquer correspondências automáticas.

Caso não trabalhe com um site quando lida com inquilinos, aconselhamos-lhe a ter uma notificação impressa para entregar aos inquilinos, por exemplo, quando receber os seus detalhes após solicitação de aluguer da sua propriedade.

Contrate um responsável pela proteção de dados

Quer seja uma pequena empresa ou apenas uma pessoa individual a gerir um pequeno negocio de arrendamento, isto é para si. É importante em ambos os casos informar-se perto de um profissional em proteção de dados. Esta é uma forma de garantir que todos os seus passos são dados com a maior segurança preservando a privacidade da informação dos seus clientes bem como a sustentabilidade do seu negocio.

O trabalho de um profissional nesta matéria implica monitorar a conformidade, garantir que os seus funcionários sejam informados sobre seus deveres sob o RGPD e ser o primeiro ponto de contato para os membros do público entrarem em contato consigo sobre questões de proteção de dados. Geralmente, o responsável pela proteção de dados será responsável pela conformidade dentro de sua organização. Convém certificar-se de que vai contratar alguém com uma certa antiguidade e ter autoridade para fazer quaisquer cobranças necessárias.

Caso a organização seja muito grande (ou mesmo que não seja), deve providenciar uma formação adequada aos seus funcionários que trabalham com proteção de dados.

Confie na Uniplaces e no nosso código de conduta

Na Uniplaces temos em consideração a privacidade dos nossos utilizadores – sejam eles proprietários ou inquilinos. A nossa política de privacidade, a par das recentes alterações à lei vindas da Uniāo Europeia, procura oferecer uma experiência de confiança e estabilidade a todos os nossos utilizadores. Conheça as diferentes fases em que recolhemos os seus dados pessoais e quais o fim a que estes se destinam.

Quando se inscreve na Uniplaces

Quando se inscreve na Uniplaces, nós recolhemos o seu endereço de e-mail e o número de telefone. Apenas usaremos os seus dados para entrar em contato consigo durante o processo de reserva, sempre que receber uma solicitação de reserva de um inquilino ou caso um inquilino cancele uma reserva.

Quando confirma a sua conta

Ao criar a sua conta, recolhemos as seguintes informações para o verificar como proprietário:

  • Número de telefone
  • Endereço de e-mail
  • Uma cópia do seu bilhete de identidade, passaporte ou carta de condução
  • A sua identificação é usada para confirmar apenas a sua identidade e nunca será compartilhada.

Quando cria uma lista

Quando estiver a criar uma lista na Uniplaces, recolhemos informações sobre você e o seu local, incluindo:

  • O endereço do seu lugar
  • Facilidades
  • Regras da casa
  • Género
  • Faixa etária
  • Detalhes dos membros da família e informações do animal de estimação (no caso de você ser um senhorio residente)
  • Preferências do perfil de inquilino
  • A disponibilidade do seu lugar
  • Fotos ou texto livre que você envia
  • Se deixar uma listagem inacabada, poderemos ligar ou enviar um e-mail para perguntar se precisa da nossa ajuda para preenchê-la.

Quando aceita um pedido de reserva

Assim que aceitar um pedido de reserva, as suas informações de contacto (ou seja, o seu endereço de e-mail e número de telefone) serão compartilhadas com o seu inquilino.

Quando pagamos o seu aluguer

Sempre que lhe transferimos o primeiro mês de renda – menos a comissão da Uniplaces – 48 horas após a entrada dos seus inquilinos, utilizamos o banco e os detalhes de faturação que forneceu (confira como pode encontrá-los no seu Painel Pessoal). Os detalhes que recolhemos especificamente incluem:

  • Nome
  • IBAN
  • Código BIC / SWIFT
  • Morada de cobrança
  • Número de IVA
  • Apenas compartilhamos estas informações com o nosso banco para processar o valor que lhe devemos.

Finalmente, por vezes também utilizamos os seus dados pessoais para fins de marketing, tais como envio de newsletters com tutoriais, dicas de aluguer, tópicos do mercado de aluguer e novos lançamentos da Uniplaces. Também o podemos segmentar em plataformas de publicidade, como o Facebook e Google, para promover campanhas de marketing. Ainda, podemos usar o endereço de e-mail que forneceu ao inscrever-se na Uniplaces para enviar pesquisas para fins de pesquisa de mercado. Contudo, saiba que está livre para cancelar a assinatura dessas comunicações promocionais a qualquer momento.

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