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Steuern & Rechtliches

Betriebskostenabrechnung – Welche Fristen haben Vermieter?

Sebastian Ludwig

Vermieter sind verpflichtet, eine Nebenkostenabrechnung zu erstellen, wenn eine Betriebskostenvorauszahlung vereinbart wurde. Doch oftmals herrscht Unklarheit darüber, wann die Betriebskosten erstellt und an den Mieter zugestellt werden müssen. Im Folgenden erfahren Sie, was Sie bei der Betriebskostenerstellung und den Abrechnungszeiträumen beachten sollten, damit Sie gesetzlich auf der sicheren Seite sind.

Nebenkostenabrechnung – Vorbereitung im Abrechnungszeitraum

Als Vermieter ist es Ihre Aufgabe, eine nachvollziehbare Nebenkostenabrechnung zu erstellen. Aus diesem Grund sollten Sie alle Abrechnungsbelege im Laufe des Jahres sammeln, um am Ende eine korrekte Betriebskostenabrechnung erstellen zu können. Sie sollte spätestens 12 Monate nach dem Abrechnungszeitraum erstellt und an den Mieter weitergeleitet worden sein.

Sonst hat der Mieter das Recht, seine Nebenkostenabrechnung einzuklagen, falls er ein Guthaben erwartet. Auch kann er die Nebenkostenabrechnung ablehnen, wenn er eine Nachzahlung leisten muss. Denn die Abrechnung gilt als unwirksam, wenn sie nicht fristgerecht eingereicht wird. Deshalb ist es besonders wichtig, sich an den Abrechnungszeitraum zu halten. Diese Zeitspanne kann – so wie es dem Kalenderjahr entspricht – vom 1.1. bis zum 31.12 sein. Sie kann aber auch frei zwischen Vermieter und Mieter vereinbart werden.

Beispiel: Wenn der Mieter am 1.10.17 einzieht und sein Mietvertrag zu dem Zeitpunkt beginnt, muss er die Nebenkostenabrechnung spätestens am 1.10.18 erhalten, damit sie innerhalb des Abrechnungszeitraums ist und als wirksam gilt.

Nebenkostenabrechnung nach Beendigung des Mietverhältnisses

Der Abrechnungszeitraum gilt auch, wenn Ihr Mieter währenddessen auszieht. Ihr Recht auf eine Nachzahlung von Seiten des Mieters bleibt bestehen und Sie können ihm die Nebenkostenabrechnung in dem Fall an seine neue Adresse zusenden.
Beispiel: Der Abrechnungszeitraum ist vom 1.1. bis zum 31.12 innerhalb eines Jahres. Ihr Mieter zieht zum 1.3 aus. Sie können ihm die die Nebenkostenabrechnung für den Zeitraum von zwei Monaten innerhalb des Abrechnungszeitraums zusenden – sprich, bis zum 31.12.

Wie kann der Abrechnungszeitraum geändert werden?

Als Vermieter können sie den Abrechnungszeitraum unter Umständen ändern. Dafür verlangt der Gesetzgeber einen triftigen Grund.

  • Ein gültiger Grund kann z.B. die Anpassung des Zeitraums an die Abrechnungszeitspannen der Dienstleister sein. Viele stimmen nämlich nicht mit dem Kalenderjahr überein.
  • Auch warme und kalte Betriebskosten können ein Grund zur Anpassung sein. Denn die Heizkosten decken sich oft nicht mit den Zeiträumen der anderen Betriebskosten.
  • Als Vermieter haben Sie ebenso das Recht, ihre Abrechnungszeiträume zu vereinheitlichen. Wenn Sie also mehrere Mieter mit unterschiedlichen Zeiträumen haben, können sie eine einheitliche Anpassung aller Abrechnungszeiträume verlangen.

Der Mieter muss aber in jedem Fall schriftlich informiert werden, da er die Änderung nachvollziehen muss.

Unnötigen Aufwand verhindern

Es ist ein großer Aufwand, wenn es innerhalb einer Immobilie unterschiedliche Abrechnungszeiträume gibt. Deshalb sollten Sie als Mieter auf einheitliche Zeiträume achten. Oft ist es vorteilhafter, wenn gleich zu Anfang des Mietverhältnisses vereinbart wird, dass der Abrechnungszeitraum deckungsgleich mit dem Kalenderjahr ist.
Wenn Sie zusätzlich neue Mietverträge schließen, sollten Sie darauf achten, dass der bestehende Abrechnungszeitraum eingehalten wird.

Eine weitere Möglichkeit, Aufwand zu vermeiden, besteht darin, eine Betriebskostenpauschale statt einer Betriebskostenvorauszahlung zu vereinbaren. So sparen Sie sich die Arbeit mit der Abrechnung. Sie oder der Mieter können dann zwar kein Geld nachfordern. Allerdings haben Sie den Vorteil, dass Sie die Pauschale regelmäßig erhöhen können, wenn Sie dies im Mietvertrag ausdrücklich vereinbaren.

Hier lesen Sie, welche Kosten auf den Mieter umgelegt werden können.

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